Refund policy
Retour- & Terugbetalingsbeleid: The Dutch Snackbar B.V.
Duidelijke afspraken voor bederfelijke producten, temperatuurgevoelige zendingen, routeleveringen, internationale logistiek en zakelijke bestellingen.
Taal: Nederlands | English version below
Nederlands
Bij The Dutch Snackbar werken wij met deels bederfelijke producten, temperatuurgevoelige zendingen, internationale logistiek, routeleveringen en zakelijke leveringen. Om voedselveiligheid, traceerbaarheid, voorspelbaarheid en een eerlijke afhandeling te waarborgen, hanteren wij duidelijke en strikte regels rondom retouren, terugbetalingen, klachten, persoonlijke leveringen, routeplanning, afwezigheid, herlevering en betalingsgeschillen.
1. Inleiding en reikwijdte
Dit Retour- & Terugbetalingsbeleid is van toepassing op alle bestellingen bij The Dutch Snackbar B.V., ongeacht het bestelkanaal, de bestemming, de gekozen levermethode of het type klant, waaronder consumenten, zakelijke klanten, wederverkopers en groothandelsklanten.
Door het plaatsen van een bestelling gaat de klant akkoord met dit beleid, de Servicevoorwaarden, het Verzend- & Bezorgbeleid en het Privacybeleid. Bij strijd met dwingend recht prevaleert het dwingend recht. Bij vertaalverschillen prevaleert de Nederlandse versie.
2. Definities
Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een bestelling plaatst of met The Dutch Snackbar een overeenkomst aangaat.
Consument: een natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.
Zakelijke klant / B2B: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf, waaronder groothandels, horeca, wederverkopers en andere zakelijke afnemers.
Bederfelijke producten: producten met beperkte houdbaarheid of temperatuurvereisten, waaronder diepvries-, gekoelde en verse producten.
Niet-bederfelijke foodproducten: levensmiddelen met langere houdbaarheid die niet direct onder vers-, koel- of diepvrieslogistiek vallen.
Non-foodproducten: producten die geen levensmiddel zijn, zoals merchandise of andere niet-consumeerbare artikelen.
Persoonlijke levering: levering via een eigen chauffeur, eigen voertuig, vaste route of door The Dutch Snackbar georganiseerde routelevering.
Pakketverzending: levering via een externe vervoerder of pakketdienst.
Voorbereidingsfase: de fase waarin picking, verpakken, koelen, vriesverwerking, routeplanning, labelaanmaak, carrierboeking, documentatie of andere logistieke voorbereiding is gestart.
Cut-off: de uiterste datum of het uiterste moment waarop een bestelling nog kan worden gewijzigd, aangevuld of geannuleerd zonder gevolgen voor de planning, voor zover toegestaan.
Exportzending: iedere zending die een landsgrens passeert en/of onder douane-, export- of importformaliteiten valt.
3. Bestelling, betaling en start van verwerking
Een bestelling wordt pas in behandeling genomen nadat de betaling volledig is ontvangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
De verwerking van een bestelling is afhankelijk van voorraad, producttype, routecapaciteit, exportvereisten, verpakkingsmaterialen, weersomstandigheden, voedselveiligheid, interne capaciteit en zakelijke prioriteiten. Alle genoemde verzend- en levermomenten zijn indicatief.
Zodra een bestelling is ingepland, toegewezen aan een route of verzendronde, in de voorbereidingsfase is gekomen of producten uit koel- of vriesopslag zijn gehaald, kan de bestelling in beginsel niet meer kosteloos worden geannuleerd.
4. Geen herroepingsrecht voor bederfelijke producten
Bederfelijke producten vallen onder de wettelijke uitzonderingen op het herroepingsrecht. Dit betekent dat voor diepvries-, gekoelde, verse en andere bederfelijke producten geen bedenktijd geldt.
Deze producten kunnen niet worden geretourneerd enkel omdat de klant van mening verandert, later van levervoorkeur wijzigt of alsnog van de bestelling af wil.
Zodra de verwerking of levering van bederfelijke producten is gestart, is de bestelling in beginsel definitief, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.
5. Non-foodproducten en beperkt herroepingsrecht
Voor non-foodproducten die door een consument zijn gekocht, geldt uitsluitend het wettelijke herroepingsrecht voor zover daarop geen wettelijke uitzondering van toepassing is.
Een consument kan een non-foodproduct binnen 14 dagen na ontvangst herroepen via het officiële communicatiekanaal van The Dutch Snackbar.
Retourzending van een geldig herroepen non-foodproduct dient binnen 14 dagen na de herroepingsmelding plaats te vinden, voor zover redelijkerwijs mogelijk in originele staat en verpakking.
Retourkosten zijn in beginsel voor rekening van de klant, tenzij dwingend recht of een schriftelijke bevestiging anders bepaalt.
Voor niet-bederfelijke foodproducten en voor B2B-bestellingen bestaat geen algemeen herroepings- of retourrecht, tenzij The Dutch Snackbar vooraf schriftelijk anders heeft bevestigd.
6. Retouren en terugbetalingen als uitzondering
Voor bederfelijke producten, routeleveringen, temperatuurgebonden producten, internationale zendingen en B2B-bestellingen zijn retouren en terugbetalingen uitzonderlijke maatregelen en geen standaardrecht.
Eventuele coulance, shoptegoed, gedeeltelijke terugbetaling, vervanging of andere oplossing is vrijwillig, situatieafhankelijk en schept geen precedent of recht voor andere gevallen.
6A. Schriftelijke bevestiging van coulance en compensatie
Een eventuele coulance, korting, gedeeltelijke terugbetaling, shoptegoed, vervanging of andere tegemoetkoming is uitsluitend bindend indien The Dutch Snackbar deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft bevestigd via een officieel communicatiekanaal.
Mondelinge opmerkingen, informele gesprekken, losse chatberichten, routegesprekken, mededelingen van chauffeurs of niet-bevestigde verwachtingen geven op zichzelf geen recht op compensatie, terugbetaling of andere afwijking van dit beleid.
7. Persoonlijke levering, routeplanning en levervoorkeuren
The Dutch Snackbar levert naast pakketverzending ook via persoonlijke leveringen en vaste routes. Onze chauffeurs zetten zich hard in om ervoor te zorgen dat snacks veilig, zorgvuldig en zo snel mogelijk worden geleverd.
Bij persoonlijke levering is de klant verantwoordelijk voor het correct invullen van het afleveradres, het tijdig melden van bijzonderheden over bereikbaarheid en het vooraf nagaan of het afleveradres redelijkerwijs binnen de gecommuniceerde route valt.
Gecommuniceerde routes, levermomenten en tijdsindicaties zijn steeds indicatief en kunnen wijzigen door drukte, verkeer, weersomstandigheden, douane, voertuigproblemen, operationele keuzes, zakelijke prioriteiten of andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van The Dutch Snackbar.
Een door de klant opgegeven gewenste leverdatum, afleverwens of opmerking in de winkelwagen, notes, checkout of account geldt uitsluitend als verzoek. The Dutch Snackbar probeert hiermee rekening te houden, maar geeft geen garantie dat levering op of rond die datum daadwerkelijk plaatsvindt.
Indien The Dutch Snackbar op verzoek van de klant een route, aflevervolgorde of levermoment aanpast, kan dit extra logistieke kosten met zich meebrengen. Dergelijke aanpassingen geven geen recht op voorrang, een gegarandeerd tijdstip of kosteloze wijziging. Eventuele extra kosten of gevolgen van een mislukte levering op een aangepast moment komen in beginsel voor rekening en risico van de klant, voor zover wettelijk toegestaan.
7A. Officiële ordercommunicatie en leververwachtingen
Alleen ordergebonden communicatie van The Dutch Snackbar, zoals een schriftelijke orderbevestiging, een expliciete leverbevestiging, een trackingbericht of een rechtstreeks op de bestelling betrekking hebbende update, geldt als relevante communicatie over de uitvoering van de overeenkomst.
Algemene nieuwsbrieven, campagnes, route-aankondigingen, sociale media, informele berichten of algemene klantenupdates gelden niet als bindende bevestiging van een specifiek levermoment, een specifieke route, een gegarandeerde levering of een recht op compensatie.
8. Afwijking buiten de route, doorschuiven of pakketverzending
Indien na bestelling blijkt dat het opgegeven adres buiten de normale route valt, aanzienlijk afwijkt van wat redelijkerwijs mocht worden verwacht, moeilijk bereikbaar is of aanvullende reistijd, tol, parkeren, veerverbindingen of andere logistieke meerkosten veroorzaakt, behoudt The Dutch Snackbar zich het recht voor aanvullende kosten in rekening te brengen.
The Dutch Snackbar mag de levering doorschuiven naar een volgende passende route of omzetten naar pakketverzending.
Indien persoonlijke levering niet haalbaar, niet logisch of operationeel niet verantwoord is, mag The Dutch Snackbar de levermethode wijzigen naar pakketverzending. In dat geval kunnen verpakkings-, koel-, handling- en verzendkosten aanvullend in rekening worden gebracht.
Indien eerder sprake was van gratis levering of gratis routebezorging, vervalt dat recht wanneer omschakeling naar pakketverzending of een alternatieve levermethode noodzakelijk wordt.
9. Wijzigingen, aanvullingen en samenvoeging van bestellingen
Verzoeken tot wijziging, aanvulling, samenvoeging of verplaatsing van een bestaande bestelling zijn uitsluitend mogelijk tot de toepasselijke cut-off voor de betreffende route of verzendronde.
The Dutch Snackbar is niet verplicht zulke verzoeken te accepteren en mag aanvullende kosten rekenen indien de wijziging extra handling, administratie, verpakkingswerk, nieuwe labels, gesplitste verzending, extra koeling, vertraging of route-aanpassing veroorzaakt.
Na het verstrijken van de cut-off bestaat in beginsel geen recht meer op kosteloze wijziging, annulering of volledige terugbetaling.
9A. Wijziging van verwachte levertijd vóór de voorbereidingsfase
Indien vóór de start van de voorbereidingsfase blijkt dat de verwachte levering of verzendronde wezenlijk afwijkt van wat de klant op basis van de bestelling redelijkerwijs mocht verwachten, kan The Dutch Snackbar de klant hierover informeren en, waar passend, een redelijke keuze bieden tussen wachten op de aangepaste levering of annulering van het nog niet verwerkte deel van de bestelling.
Zodra de voorbereidingsfase is gestart, producten zijn toegewezen, verpakt, gekoeld, ingepland of anderszins logistiek zijn voorbereid, vervalt in beginsel het recht op kosteloze annulering, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.
10. Scheiding van droge, gekoelde en diepvriesproducten
The Dutch Snackbar mag bestellingen opsplitsen in afzonderlijke zendingen of levermomenten indien dit nodig is voor voedselveiligheid, temperatuurbehoud, exportregels, logistieke uitvoerbaarheid of efficiëntie.
Droge producten, gekoelde producten en diepvriesproducten hoeven niet gezamenlijk te worden verzonden, ook niet wanneer zij in één bestelling zijn geplaatst.
Eventuele extra verpakkings-, handling- en verzendkosten komen in dat geval voor rekening van de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
10A. Deelzendingen, nalevering en gedeeltelijke uitvoering
Indien The Dutch Snackbar een bestelling opsplitst in meerdere leveringen of zendingen, betekent ontvangst van een deel van de bestelling niet automatisch dat de volledige overeenkomst al is voltooid of dat het resterende deel automatisch vervalt.
Een resterend deel kan later worden nageleverd, opnieuw worden ingepland of afzonderlijk worden beoordeeld. Behoudens dwingend recht geeft een gedeeltelijke levering op zichzelf geen automatisch recht op ontbinding, volledige terugbetaling of weigering van het resterende deel van de bestelling.
11. Zakelijke klanten, BTW, VAT-nummers en B2B-prioriteit
Zakelijke klanten zijn verantwoordelijk voor het correct en volledig aanleveren van bedrijfsgegevens, factuurgegevens, aflevergegevens, btw-nummer, VAT-nummer, EORI-nummer of andere informatie die relevant is voor correcte facturatie, intracommunautaire levering, exportverwerking of fiscale beoordeling.
Indien een VAT- of btw-nummer onjuist, ongeldig, niet-verifieerbaar of niet tijdig is opgegeven, mag The Dutch Snackbar de bestelling behandelen als een reguliere belastbare levering en de toepasselijke btw en bijkomende kosten in rekening brengen.
Voor zakelijke klanten kunnen aparte prijsafspraken, staffelkortingen, minimale afnames, levervoorwaarden, betaaltermijnen, routes en commerciële afspraken gelden. Dergelijke afspraken zijn uitsluitend bindend indien zij vooraf schriftelijk, contractueel of via een door The Dutch Snackbar geautoriseerde prijsstructuur zijn bevestigd.
12. Meldtermijnen voor klachten
Klachten over bederfelijke producten dienen uiterlijk binnen 24 uur na aflevering of eerste afleverpoging te worden gemeld via het officiële communicatiekanaal van The Dutch Snackbar.
Klachten over niet-bederfelijke foodproducten dienen uiterlijk binnen 48 uur na aflevering te worden gemeld.
Klachten over non-foodproducten dienen uiterlijk binnen 72 uur na aflevering te worden gemeld. Voor zover dwingend consumentenrecht een ruimere bescherming geeft, blijft die bescherming onverkort van toepassing.
Na het verstrijken van de toepasselijke meldtermijnen vervalt in beginsel iedere aanspraak op compensatie, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.
13. Bewijsplicht en medewerking
Bij iedere klacht dient de klant direct bij de melding ten minste het ordernummer, duidelijke foto’s van de buitenverpakking, labels, binnenverpakking, de betrokken producten en een feitelijke omschrijving van het probleem aan te leveren.
Indien aanwezig dienen ook batchcodes, houdbaarheidsdata, tijdstippen, transportgegevens of andere relevante gegevens te worden verstrekt.
De klant dient het product en de verpakking te bewaren totdat het onderzoek is afgerond. Weggooien, consumeren, verder verwerken of onvoldoende bewaren van het product of de verpakking kan het onderzoek onmogelijk maken en kan leiden tot afwijzing van de klacht.
14. Adresgegevens, levering, afwezigheid, achterlaten en herlevering
De klant is verantwoordelijk voor correcte, volledige en actuele adres- en contactgegevens. Mislukte levering door een onjuist adres, onvolledige informatie, afwezigheid, weigering, ontoegankelijkheid, niet tijdig ophalen of het niet reageren op redelijke communicatiepogingen komt in beginsel voor risico van de klant.
Indien de klant niet aanwezig is bij levering, worden verzend- of leverkosten in beginsel niet terugbetaald.
Een tweede bezorgpoging, herlevering, herverzending of individuele omleiding wordt afzonderlijk berekend op basis van de werkelijke kosten.
Indien de klant instructies geeft om een bestelling zonder persoonlijke overdracht op een aangewezen plaats achter te laten, gebeurt dit volledig op risico van de klant.
Vanaf het moment van achterlaten is The Dutch Snackbar niet aansprakelijk voor diefstal, verlies, temperatuurschommelingen, weersinvloeden, schade door derden, bederf of andere gevolgen van het onbeheerd achterlaten van de bestelling.
15. Internationale verzending en export
Bij internationale zendingen is de klant in de regel de importeur en verantwoordelijk voor naleving van lokale wetgeving, invoerrechten, belastingen, vergunningen, producttoelatingen, veterinaire eisen en andere importvoorwaarden.
The Dutch Snackbar is niet aansprakelijk voor vertragingen, inspecties, blokkades, extra controles, lokale beperkingen, inbeslagname, weigering, retour of vernietiging door douane, vervoerders of andere autoriteiten, tenzij sprake is van aantoonbare fout van The Dutch Snackbar en dwingend recht anders bepaalt.
Kosten die reeds zijn gemaakt voor documentatie, exportvoorbereiding, administratie, labels, verpakking, planning, certificaten of andere externe handelingen worden in beginsel niet terugbetaald zodra de verwerking daarvan is gestart.
16. Temperatuurgebonden producten en opslag na levering
The Dutch Snackbar past passende verpakkings- en verzendmethoden toe, maar kan geen absolute garantie geven op constante temperatuur, structuurbehoud of productconditie onder alle omstandigheden, zeker niet bij warme periodes, vertragingen, douane-inspecties, afgelegen bestemmingen of externe vervoerders.
Vanaf het moment van aflevering is de klant verantwoordelijk voor directe ontvangst, correcte opslag en verdere behandeling van de producten.
17. Onderzoek, beoordeling en mogelijke oplossingen
Na een tijdige en voldoende onderbouwde melding kan The Dutch Snackbar een intern of extern onderzoek starten.
Bij internationale, complexe of logistiek gevoelige dossiers kan dit onderzoek maximaal 30 dagen duren, of langer indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is wegens afhankelijkheid van vervoerders, douane, leveranciers of andere derden.
Tijdens het onderzoek bestaat geen automatisch recht op vervanging, terugbetaling of andere compensatie.
Na beoordeling kan The Dutch Snackbar, afhankelijk van bewijs, producttype, redelijkheid, beschikbaarheid en toepasselijk recht, besluiten tot afwijzing, vervanging, gedeeltelijke terugbetaling, terugbetaling via de oorspronkelijke betaalwijze of shoptegoed.
18. Chargebacks, disputen en betalingsgeschillen
De klant dient bij vragen, klachten, leverproblemen of onduidelijkheden eerst contact op te nemen met The Dutch Snackbar via het officiële communicatiekanaal, zodat een redelijke oplossing kan worden onderzocht.
Het starten van een chargeback, betalingsdispuut, terugboeking of bankgeschil zonder voorafgaand contact betekent niet automatisch dat de klant inhoudelijk gelijk heeft.
Bij een ongegronde of onterechte chargeback zonder voorafgaand contact mag The Dutch Snackbar aantoonbare externe en administratieve kosten in rekening brengen, voor zover wettelijk toegestaan.
19. Chauffeursprivacy, gastvrijheid en praktische afspraken onderweg
De chauffeur is belast met de uitvoering van de levering en is niet bevoegd om prijsafspraken te wijzigen, terugbetalingen toe te zeggen, juridische standpunten in te nemen of inhoudelijke geschillen ter plaatse af te handelen.
Klanten dienen de privacy, veiligheid en redelijke werktijd van chauffeurs te respecteren.
Indien een klant de chauffeur graag een kop koffie, iets te eten of een ander moment van gastvrijheid wil aanbieden, wordt dat gewaardeerd. Geef dit dan altijd ruim van tevoren aan, zodat daar waar mogelijk in de planning rekening mee kan worden gehouden.
20. Situaties zonder recht op compensatie
In beginsel bestaat geen recht op compensatie, terugbetaling of vervanging bij onder meer overschrijding van meldtermijnen, onvoldoende bewijs, afwezigheid bij levering, onjuist of onvolledig adres, vertraagde afhaling, onjuiste opslag na aflevering, externe omstandigheden zoals douane of vervoerder, weersomstandigheden, last-mile problemen, doorschuiven naar een volgende route of verzendronde, of weigering van redelijke meerkosten voor een adres buiten de route of voor noodzakelijke omschakeling naar pakketverzending.
21. Toepasselijk recht en slotbepalingen
Op dit beleid en alle daaruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.
Voor zover wettelijk toegestaan worden geschillen met zakelijke klanten voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, arrondissement Midden-Nederland, locatie Lelystad.
Voor consumenten gelden hun dwingendrechtelijke bevoegdheidsregels onverkort.
English
Return & Refund Policy: The Dutch Snackbar B.V.
Language: English
At The Dutch Snackbar, we work with partly perishable goods, temperature-sensitive shipments, international logistics, route-based deliveries and business supply. In order to safeguard food safety, traceability, predictability and fair handling, we apply clear and strict rules regarding returns, refunds, complaints, personal deliveries, route planning, failed delivery, re-delivery and payment disputes.
1. Introduction and scope
This Return & Refund Policy applies to all orders placed with The Dutch Snackbar B.V., regardless of sales channel, destination, chosen delivery method or customer type, including consumers, business customers, resellers and wholesale customers.
By placing an order, the customer agrees to this Policy, the Terms of Service, the Shipping & Delivery Policy and the Privacy Policy. Where mandatory law applies, mandatory law prevails. In case of translation differences, the Dutch version prevails.
2. Definitions
Customer: any natural person or legal entity placing an order or entering into an agreement with The Dutch Snackbar.
Consumer: a natural person acting outside the course of trade or business.
Business customer / B2B: any legal entity or natural person acting in the course of trade or business.
Perishable products: products with limited shelf life or temperature requirements, including frozen, chilled and fresh goods.
Non-food products: products that are not food items, such as merchandise or other non-consumable goods.
Personal delivery: delivery through our own driver, own vehicle, fixed route or route-based delivery organised by The Dutch Snackbar.
Parcel shipment: delivery through an external carrier or parcel service.
Preparation phase: the phase in which picking, packing, cooling, frozen handling, route planning, label creation, carrier booking, documentation or other logistical preparation has started.
Cut-off: the latest date or moment at which an order can still be changed, supplemented or cancelled without consequences for planning, where permitted.
Export shipment: any shipment crossing a border and or subject to customs, export or import formalities.
3. Order, payment and start of processing
An order is only taken into processing once full payment has been received, unless agreed otherwise in writing.
Order processing depends on stock, product type, route capacity, export requirements, packaging materials, weather conditions, food safety, internal capacity and business priorities.
Once an order has been scheduled, assigned to a route or shipping round, entered the preparation phase, or products have been taken from chilled or frozen storage, the order can in principle no longer be cancelled free of charge.
4. No right of withdrawal for perishable products
Perishable products fall within the statutory exceptions to the right of withdrawal. Frozen, chilled, fresh and other perishable goods are not subject to a cooling-off period and cannot be returned merely because the customer changes their mind.
Once processing or delivery of perishable products has started, the order is generally final, subject to mandatory law.
5. Non-food products and limited withdrawal rights
For non-food products purchased by a consumer, only the statutory right of withdrawal applies, to the extent that no legal exception applies.
A consumer may withdraw from a non-food purchase within 14 days after receipt through the official communication channel of The Dutch Snackbar.
Return shipment of a validly withdrawn non-food product must take place within 14 days after the withdrawal notice, as far as reasonably possible in its original condition and packaging.
Return costs are generally borne by the customer unless mandatory law or written confirmation provides otherwise.
For non-perishable food products and for B2B orders, there is no general right of withdrawal or return unless The Dutch Snackbar has expressly confirmed otherwise in writing in advance.
6. Returns and refunds as an exception
For perishable products, route deliveries, temperature-sensitive goods, international shipments and B2B orders, returns and refunds are exceptional measures and not a standard entitlement.
Any goodwill gesture, store credit, partial refund, replacement or other solution is voluntary, depends on the circumstances and does not create precedent.
6A. Written confirmation of goodwill and compensation
Any goodwill gesture, discount, partial refund, store credit, replacement or other accommodation is only binding if The Dutch Snackbar has expressly confirmed it in writing through an official communication channel.
Oral remarks, informal conversations, loose chat messages, route conversations, statements made by drivers or unconfirmed expectations do not in themselves create any right to compensation, refund or any other deviation from this policy.
7. Personal delivery, route planning and delivery preferences
In addition to parcel shipping, The Dutch Snackbar also delivers through personal deliveries and fixed routes.
For personal delivery, the customer is responsible for entering the correct delivery address, informing us in time of any accessibility issues and checking whether the address reasonably falls within the communicated route.
Communicated routes, delivery windows and time indications are always indicative and may change due to traffic, weather, customs, vehicle issues, operational decisions, business priorities or other circumstances beyond our reasonable control.
Any preferred delivery date, delivery request or note entered by the customer in the cart, notes, checkout or account is treated solely as a request. The Dutch Snackbar will try to take this into account but does not guarantee that delivery will actually take place on or around that date.
If The Dutch Snackbar adjusts a route, delivery order or delivery moment at the customer’s request, this may result in additional logistical costs. Such adjustments do not create any right to priority, a guaranteed time or a free route change. Any extra costs or consequences of a failed delivery attempt at an adjusted moment are generally at the customer’s expense and risk, to the extent permitted by law.
7A. Official order communication and delivery expectations
Only order-related communication from The Dutch Snackbar, such as a written order confirmation, an explicit delivery confirmation, a tracking update or an update directly relating to the order, qualifies as relevant communication regarding performance of the agreement.
General newsletters, campaigns, route announcements, social media, informal messages or general customer updates do not qualify as binding confirmation of a specific delivery moment, a specific route, a guaranteed delivery or a right to compensation.
8. Outside-route addresses, postponement or parcel shipping
If the stated address falls outside the normal route, differs materially from what could reasonably be expected, is difficult to reach, or causes additional logistical costs, The Dutch Snackbar may charge additional costs, postpone delivery to a later suitable route or convert the delivery to parcel shipment.
If personal delivery is not feasible or operationally responsible, The Dutch Snackbar may change the delivery method to parcel shipment. Packaging, cooling, handling and shipping costs may be charged additionally.
If free delivery or free route delivery previously applied, that entitlement lapses once conversion to parcel shipment or another delivery method becomes necessary.
9. Changes, additions and merging of orders
Requests to change, supplement, merge or reschedule an existing order are only possible until the applicable cut-off for the relevant route or shipping round.
The Dutch Snackbar is not obliged to accept such requests and may charge additional costs if the change causes extra handling, administration, packaging work, new labels, split shipments, additional cooling, delay or route adjustment.
After expiry of the applicable cut-off, there is generally no right to a free change, cancellation or full refund.
9A. Change of expected delivery time before the preparation phase
If, before the start of the preparation phase, it becomes clear that the expected delivery or shipping round materially differs from what the customer could reasonably expect based on the order, The Dutch Snackbar may inform the customer accordingly and, where appropriate, offer a reasonable choice between waiting for the adjusted delivery or cancelling the part of the order that has not yet been processed.
Once the preparation phase has started, products have been allocated, packed, cooled, scheduled or otherwise logistically prepared, the right to free cancellation generally lapses, subject to mandatory law.
10. Separation of ambient, chilled and frozen products
The Dutch Snackbar may split orders into separate shipments or delivery moments where required for food safety, temperature control, export rules, logistical feasibility or efficiency.
Ambient, chilled and frozen products do not have to be shipped together, even if they were ordered in a single order.
Any additional packaging, handling and shipping costs are in that case borne by the customer unless otherwise agreed in writing.
10A. Partial shipments, backorders and partial performance
If The Dutch Snackbar splits an order into multiple deliveries or shipments, receipt of part of the order does not automatically mean that the full agreement has already been completed or that the remaining part automatically lapses.
A remaining part may be delivered later, rescheduled or assessed separately. Subject to mandatory law, a partial delivery does not in itself create an automatic right to terminate the full order, receive a full refund or refuse the remaining part of the order.
11. Business customers, VAT numbers and B2B priority
Business customers are responsible for providing correct and complete company details, billing details, delivery details, VAT number, EORI number and any other information relevant for invoicing, intra-community supply, export handling or tax assessment.
If a VAT number is incorrect, invalid, unverifiable or not provided in time, The Dutch Snackbar may treat the order as a regular taxable supply and charge the applicable VAT and related costs.
Separate pricing arrangements, volume discounts, minimum purchase quantities, delivery conditions, payment terms, routes and other commercial arrangements may apply to business customers only where confirmed in writing or through an authorised pricing structure.
12. Complaint deadlines
Complaints regarding perishable products must be reported no later than 24 hours after delivery or first delivery attempt.
Complaints regarding non-perishable food products must be reported no later than 48 hours after delivery.
Complaints regarding non-food products must be reported no later than 72 hours after delivery. Where mandatory consumer law grants broader protection, such protection remains fully applicable.
After expiry of the applicable reporting periods, any entitlement to compensation generally lapses, subject to mandatory law.
13. Evidence and cooperation
For every complaint, the customer must provide at least the order number, clear photos of the outer packaging, labels, inner packaging, affected products and a factual description of the issue.
Where available, batch codes, best-before dates, timestamps, transport details or other relevant data must also be provided.
The customer must retain the product and packaging until the investigation has been completed. Discarding, consuming, further processing or insufficient preservation of the product or packaging may make investigation impossible and may lead to rejection of the complaint.
14. Address details, delivery, absence, leaving goods and re-delivery
The customer is responsible for correct, complete and current address and contact details.
Failed delivery due to an incorrect address, incomplete information, absence, refusal, inaccessibility, delayed collection or failure to respond to reasonable communication attempts is generally at the customer’s risk.
If the customer is not present at delivery, shipping or delivery costs are generally not refunded.
A second delivery attempt, re-delivery, re-shipment or individual rerouting is charged separately on the basis of actual costs.
If the customer instructs us to leave an order at a designated place without personal handover, this is done entirely at the customer’s risk.
From the moment the order is left behind, The Dutch Snackbar is not liable for theft, loss, temperature fluctuations, weather impact, third-party damage, spoilage or any other consequence of leaving the order unattended.
15. International shipping and export
For international shipments, the customer is generally the importer and is responsible for compliance with local law, import duties, taxes, permits, product admissibility, veterinary requirements and other import conditions.
The Dutch Snackbar is not liable for delays, inspections, blockages, additional checks, local restrictions, seizure, refusal, return or destruction by customs, carriers or other authorities unless there is demonstrable fault on the part of The Dutch Snackbar and mandatory law provides otherwise.
Costs already incurred for documentation, export preparation, administration, labels, packaging, planning, certificates or other external actions are generally not refunded once processing has started.
16. Temperature-sensitive products and storage after delivery
The Dutch Snackbar applies appropriate packaging and shipping methods, but cannot provide an absolute guarantee of constant temperature, structural integrity or product condition under all circumstances, especially in hot periods, delays, customs inspections, remote destinations or where external carriers are involved.
From the moment of delivery, the customer is responsible for immediate receipt, correct storage and further handling of the products.
17. Investigation, assessment and possible remedies
Following a timely and sufficiently substantiated complaint, The Dutch Snackbar may start an internal or external investigation.
In international, complex or logistically sensitive matters, such investigation may take up to 30 days, or longer where reasonably necessary due to dependence on carriers, customs, suppliers or other third parties.
During the investigation there is no automatic right to replacement, refund or any other form of compensation.
After assessment, The Dutch Snackbar may decide to reject the complaint, offer replacement, partial refund, refund to the original payment method or store credit, depending on the evidence, product type, reasonableness, availability and applicable law.
18. Chargebacks, disputes and payment claims
If the customer has questions, complaints, delivery issues or uncertainties, the customer must first contact The Dutch Snackbar through the official communication channel.
Starting a chargeback, payment dispute, reversal or bank claim without prior contact does not automatically mean that the customer is substantively right.
In the event of an unfounded or unjustified chargeback without prior contact, The Dutch Snackbar may charge demonstrable external and administrative costs to the customer, to the extent permitted by law.
19. Driver privacy, hospitality and practical arrangements
The driver is responsible for carrying out the delivery and is not authorised to change pricing arrangements, promise refunds, take legal positions or settle disputes on site.
Customers must respect the privacy, safety and reasonable working time of drivers.
If a customer wishes to offer the driver a coffee, something to eat or another moment of hospitality, this is appreciated. Please communicate this well in advance so that, where possible, room can be made for it in the planning.
20. Situations without entitlement to compensation
In principle, there is no entitlement to compensation, refund or replacement in situations including late complaint reporting, insufficient evidence, absence at delivery, incorrect or incomplete address details, delayed collection, improper storage after delivery, customs or carrier issues, weather conditions, last-mile problems, postponement to a later route or shipping round, or refusal of reasonable additional costs for an address outside the route or for a necessary conversion to parcel shipment.
21. Governing law and final provisions
This policy and all disputes arising from it are governed by Dutch law.
Disputes with business customers shall, to the extent permitted by law, be submitted to the competent court in the Netherlands, district Midden-Nederland, location Lelystad.
Consumers retain their mandatory jurisdiction rights.